Documenti delle paghe

La rilevazione mensile di presenze, assenze, ferie, permessi e ore (ordinarie/straordinarie) per ciascun lavoratore: è la fonte che alimenta la sezione presenze del LUL e l'elaborazione del cedolino.

Il prospetto mensile della retribuzione: voci di paga (lordo, trattenute previdenziali e fiscali, netto), competenze, ratei e dati del rapporto. È la sezione retributiva del Libro Unico del Lavoro.

Il libro obbligatorio che consolida la sezione paga e la sezione presenze per ogni lavoratore. È tenuto dal datore (o dal consulente delegato) e reso disponibile agli organi di vigilanza; va compilato entro la fine del mese successivo a quello di riferimento.

Il riepilogo contabile mensile dell'elaborazione paghe: totali di costo del lavoro, ritenute, contributi e netti, base per il versamento F24 e le scritture contabili.

I due registri storici (paga e matricola) sostituiti dal Libro Unico del Lavoro dal 2008. Mantenuti solo come documentazione pregressa.

Certifica i redditi di lavoro dipendente/assimilati e autonomo erogati nell'anno, le ritenute operate e i contributi versati. Sostituisce il CUD dal 2015 e alimenta la dichiarazione precompilata; il Modello 770 resta un adempimento distinto del sostituto d'imposta per ritenute, versamenti e compensazioni.

La dichiarazione con cui il lavoratore chiede (o rinuncia a) l'erogazione in busta del trattamento integrativo dei redditi di lavoro dipendente (ex bonus 100 euro), introdotto dal D.L. 3/2020 in sostituzione del precedente bonus IRPEF.

La dichiarazione annuale del sostituto d'imposta: riepiloga ritenute operate, versamenti e compensazioni su redditi di lavoro dipendente, autonomo e altri. Si trasmette telematicamente all'Agenzia delle Entrate e resta distinta dalla CU.

Il modello unificato con cui si versano imposte (ritenute IRPEF, addizionali) e contributi (INPS, INAIL) con possibilità di compensazione. Per le paghe si versa tipicamente entro il giorno 16 del mese successivo.

La dichiarazione con cui il lavoratore comunica al datore i dati per applicare in busta le detrazioni d'imposta (lavoro dipendente, familiari a carico). Da aggiornare al variare delle condizioni. Nota: dal 2022 le detrazioni per figli under 21 sono assorbite dall'Assegno Unico; la richiesta resta rilevante per coniuge, altri familiari a carico e detrazioni da lavoro.

Il prospetto con cui l'Agenzia delle Entrate comunica al sostituto d'imposta i conguagli (a credito o a debito) risultanti dal 730 del lavoratore, da operare in busta paga.

La vecchia certificazione dei soli redditi di lavoro dipendente, sostituita dalla Certificazione Unica (CU) a partire dall'anno 2015.

Gli assegni per il nucleo familiare anticipati in busta dal datore. Per i nuclei con figli sono stati sostituiti dall'Assegno Unico dal 2022; permangono per alcuni nuclei senza figli aventi diritto.

Il sostegno mensile per i figli a carico erogato direttamente dall'INPS su domanda. Dal marzo 2022 ha sostituito, per i figli, gli ANF e le detrazioni per figli under 21; non transita più dal cedolino.

Il flusso telematico mensile con cui si comunicano all'INPS i dati retributivi e contributivi individuali dei lavoratori. Ha unificato la denuncia individuale (EMens) e quella aziendale (DM10/2).

Il riepilogo dei contributi previdenziali accreditati al lavoratore presso l'INPS lungo la vita lavorativa, consultabile online. Documento del lavoratore (adiacente alle paghe), non un adempimento del datore.

La vecchia denuncia contributiva aziendale mensile all'INPS, confluita nel flusso Uniemens dal 2010.

Il calcolo annuale del premio assicurativo INAIL: regolazione del premio dell'anno trascorso e rata anticipata per l'anno in corso, con scadenza tipicamente a febbraio.

La comunicazione all'INAIL dell'infortunio sul lavoro: la denuncia è dovuta per gli eventi prognosticati oltre tre giorni; la comunicazione a fini statistici anche per quelli di almeno un giorno.

L'istanza con cui il datore chiede all'INAIL la riduzione del tasso medio di tariffa per gli interventi di prevenzione adottati. Già nota come OT24.

Il vecchio registro degli infortuni tenuto dal datore e disponibile per ASL/INAIL, soppresso dal 2015 con l'avvio della comunicazione telematica e del cruscotto infortuni INAIL.

La comunicazione obbligatoria di instaurazione, proroga, trasformazione e cessazione del rapporto di lavoro. L'assunzione va comunicata entro le 24 ore del giorno precedente l'inizio.

La comunicazione obbligatoria per i rapporti di somministrazione, a carico dell'agenzia per il lavoro somministratrice.

La comunicazione semplificata d'urgenza per assunzioni in casi eccezionali (es. forza maggiore), da completare poi con la UNILAV ordinaria.

Il contratto individuale / lettera di assunzione che fissa le condizioni del rapporto (qualifica, livello, CCNL, retribuzione, sede, orario, periodo di prova) e assolve gli obblighi informativi rafforzati dal D.lgs. 104/2022. È il documento che imposta l'anagrafica e l'elaborazione delle paghe.

Il certificato di malattia trasmesso telematicamente dal medico all'INPS; il datore ne consulta l'attestato (senza diagnosi) tramite i servizi INPS per gestire l'assenza e l'eventuale indennità.

La domanda di congedo per maternità, paternità o parentale: trasmessa all'INPS per l'indennità e comunicata al datore per la gestione dell'assenza e dell'eventuale integrazione in busta.

La domanda dei permessi mensili retribuiti (3 giorni) per l'assistenza a familiari con disabilità grave ex L. 104/1992: autorizzata dall'INPS e gestita dal datore in busta paga.

Il documento di liquidazione del Trattamento di Fine Rapporto alla cessazione, con il calcolo del TFR maturato e la relativa tassazione separata.

Il modulo con cui il lavoratore esprime la scelta di destinazione del TFR (mantenimento in azienda/Fondo Tesoreria o conferimento alla previdenza complementare). TFR1 per i nuovi assunti, TFR2 per le scelte successive.

Il prospetto della quota di TFR maturata e rivalutata nell'anno per ciascun lavoratore (art. 2120 c.c.), distinto tra TFR in azienda, al Fondo di Tesoreria INPS o a previdenza complementare.

La richiesta all'INPS di integrazione salariale (ordinaria o straordinaria) per sospensione o riduzione dell'attività. Il modello SR41 serve per il pagamento diretto delle prestazioni.

La domanda di indennità mensile di disoccupazione (NASpI) presentata all'INPS dal lavoratore che ha perso involontariamente l'impiego, entro 68 giorni dalla cessazione. Documento del lavoratore, adiacente alla gestione paghe.

L'attestazione della regolarità dei versamenti contributivi e assicurativi (INPS, INAIL, Casse edili). Dal 2015 è generato online e ha validità di 120 giorni. Documento di compliance, non un adempimento ordinario di elaborazione paghe.

Il prospetto con cui i datori obbligati comunicano la situazione occupazionale rispetto alle quote di riserva per i lavoratori disabili (L. 68/99). Dovuto entro il 31 gennaio solo se è mutata la base di computo.